PlaceOnLine.pl - ZUS | podatki | prawo pracy

Odpowiedź: W tym przypadku przychód pracownika powstanie w październiku. Składki musimy w tym przypadku zapłacić do 15 listopada, natomiast podatek do 22 listopada 2010 r. Pracodawca powinien zaliczyć to wynagrodzenie do kosztów podatkowych w październiku.

Przychodami, co do zasady, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Oznacza to, że aby powstał przychód pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie lub mieć możliwość odebrania wynagrodzenia postawionego mu do dyspozycji. W sytuacji przedstawionej w pytaniu mogą pojawić się wątpliwości, kiedy możemy uznać, że wynagrodzenie zostało wypłacone pracownikowi: w momencie dokonania przelewu przez pracodawcę, czy może z chwilą wpływu przelanej kwoty na rachunek bankowy pracownika.

Aby rozstrzygnąć ten problem, odwołajmy się do treści art. 86 kp, który stanowi, że pracodawca ma obowiązek wypłacać wynagrodzenie w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy. Wynika więc z tego, że miejscem spełnienia świadczenia wypłaty wynagrodzenia za pracę co do zasady jest siedziba pracodawcy. Obowiązek wypłacenia wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż do rąk pracownika, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie. Ustanowiono więc zasadę wypłaty wynagrodzenia w gotówce. Natomiast za zgodą pracownika formą wypłaty może być także przelew na rachunek bankowy pracownika.

Jak stwierdził jeden z organów podatkowych: Forma, w jakiej pracownik otrzyma wynagrodzenie jest więc zależna wyłącznie od jego decyzji. Zasadny zatem będzie pogląd, iż za moment uzyskania przychodu ze stosunku pracy należy przyjąć moment wypłaty (obciążenia rachunku), a nie dzień, w którym wynagrodzenie wpłynie na rachunek pracownika. (decyzja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 22 listopada 2006 r., sygn. PB I-3/4150/IN-572/06/MK).

Dlatego też w tej sytuacji przychód ze stosunku pracy powstanie w październiku.

Do kiedy opłacimy składki ZUS?

Składki ZUS za dany miesiąc należy opłacać do 15. dnia następnego miesiąca. Jeśli pracodawca wypłaci wynagrodzenie w październiku, składki ZUS od tego wynagrodzenia można zapłacić do 15 listopada.

Jeśli więc przyjęto, że wypłata wynagrodzenia będzie następowała do 5. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, wynagrodzenie za październik będzie płatne do 5 listopada. Składki ZUS według przepisów składkowych można w takiej sytuacji zapłacić:

• do 15 listopada – jeśli wypłata wynagrodzenia nastąpi w październiku,
• do 15 grudnia – jeśli wypłata wynagrodzenia wystąpi w listopadzie.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu składki należy zapłacić do 15 listopada.

Do kiedy opłacimy podatek?

Zaliczkę na podatek dochodowy od świadczeń ze stosunku pracy odprowadza się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. A zatem zaliczki pobrane od wypłaconych w październiku 2010 r. wypłat należy odprowadzić do 22 listopada, ponieważ 20 listopada przypada w sobotę.

Obliczając zaliczkę, pamiętajmy, że w razie wypłaty w jednym miesiącu dwóch wynagrodzeń musimy zastosować:

• koszty pracownicze oraz kwotę wolną od podatku w wysokości przysługującej za jeden miesiąc, a nie w podwójnej wysokości, ponieważ kwoty te zostały ustalone ryczałtowo w wysokości przysługującej za jeden miesiąc niezależnie od liczby wypłaconych w danym miesiącu świadczeń,
• składki ZUS naliczone od obu świadczeń.

Wynika z tego, że pracownicze koszty uzyskania przychodów oraz kwota wolna od podatku zostały ustalone w odniesieniu wypłaty lub postawienia do dyspozycji świadczeń ze stosunku pracy (stosunków pokrewnych) za dany miesiąc w wysokości odpowiednio: 111,25 zł (139,06 zł) i 46,33 zł. Nie oznacza to jednak, że z uwagi na wypłatę dokonaną w październiku koszty te i kwota wolna nie będą z tego tylko powodu potrącone w listopadzie. W tym przypadku możemy mieć do czynienia z dwiema sytuacjami.

1. sytuacja: jeśli pracodawca dokona świadczenia ze stosunku pracy, koszty i kwota wolna będą potrącone w podanej wysokości. Przy czym, jeśli uzyskane przez pracownika świadczenie ze stosunku pracy lub innego będzie niższe od podanej wyżej kwoty miesięcznych kosztów pracowniczych, płatnik potrąci te koszty do wysokości tego świadczenia.

Interpretacja podatkowa

Potwierdził to jeden z organów podatkowych, który stwierdził: przy obliczeniu zaliczki na podatek dochodowy od należności wypłacanych pracownikowi, który w danym miesiącu (…) uzyskał przychód ze stosunku pracy jakim był dodatek stażowy, należą się koszty uzyskania przychodu [w przewidzianej wysokości za miesiąc], jednakże do wysokości nie wyższej niż wypłacony dodatek stażowy. (interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 14 czerwca 2010 r., sygn. IBPBII/1/415-253/10/BD).

W sytuacji, gdy płatnik obliczając miesięczną zaliczkę nie potrąci pełnych kosztów pracowniczych w związku z niską kwotą przychodu (ustawowe koszty są wyższe niż kwota otrzymanego przychodu) – w wystawianym PIT-11 może wykazać tylko taką kwotę kosztów jaką faktycznie potrącił. W zeznaniu rocznym pracownik sam uwzględni ustawową, pełną kwotę kosztów za dany rok podatkowy, tj. do wysokości 1.335 zł (1.668 zł). Takiego samego uwzględnienia winien dokonać płatnik, który będzie sporządzał roczne obliczenie podatku na druku PIT-40, mimo, że w trakcie roku potrącił niższą kwotę kosztów.

2. sytuacja: niepotrącenie kosztów i kwoty wolnej byłoby możliwe tylko w razie niedokonania żadnych świadczeń z podanych tytułów w listopadzie. Załóżmy więc, że pracownik, z różnych powodów nie uzyskał w danym miesiącu przychodów ze stosunku pracy. W takiej sytuacji pracownicze koszty uzyskania przychodów za ten miesiąc nie mogą być odliczone przez płatnika. W konsekwencji przy sporządzaniu PIT-11 płatnik będzie musiał wykazać koszty faktycznie uwzględnione w trakcie roku – przykładowo: za 11 miesięcy w przypadku dokonania w roku 11 wypłat.

Pracownicy mają jednak prawo uwzględnić pełne koszty uzyskania przychodów, należne za wszystkie przepracowane miesiące, tj. jeśli przepracowali 12 miesięcy – za 12 miesięcy. W przypadku rozliczenia pracownika w PIT-40, płatnik także uwzględnia przysługujące koszty uzyskania przychodów za wszystkie miesiące, w których pracownik świadczył pracę (patrz: interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27 kwietnia 2010 r., sygn. IPPB2/415-59/10-4/MK).

Kiedy obciążymy koszty podatkowe?

Zasadniczo wynagrodzenia ze stosunku pracy zalicza się do kosztów uzyskania przychodów metodą kasową. Kosztem podatkowym nie są bowiem niewypłacone, niedokonane lub niepostawione do dyspozycji wypłaty, świadczenia i inne należności m.in. ze stosunku pracy (art. 23 ust. 1 pkt 55 updof). A zatem wynagrodzenie będzie kosztem podatkowym w miesiącu jego wypłaty.

Jest jednak możliwość zaliczenia wynagrodzeń do kosztów uzyskania przychodów w innym momencie. Jak stanowi art. 22 ust. 6ba updof, należności m.in. ze stosunku pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się wspomnianą wyżej metodę kasową.

W tym przypadku wynagrodzenie zostało wypłacone w terminie określonym przez pracodawcę, może być kosztem października, czyli miesiąca, za który jest należne. Gdyby pracodawca wypłacił wynagrodzenie po 5 listopada, byłoby ono kosztem tego właśnie miesiąca.

Podobnie jest w odniesieniu do składek ZUS od wynagrodzeń ze stosunku pracy. Zasadniczo nieopłacone do ZUS składki finansowane przez płatnika nie są kosztem uzyskania przychodów – dotyczy to także składek na FP i FGŚP (art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d updof). W tym przypadku składki te także można zaliczyć do kosztów na innych zasadach.

Wspomniane składki ZUS, w części finansowanej przez płatnika składek, a także składki na FP oraz FGŚP, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:

• z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne – w terminie wynikającym z przepisów składkowych, tj. do 15 dnia następnego miesiąca (np. do 15 listopada od wypłaty w październiku),
• z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony – nie później niż do 15 dnia tego miesiąca (np. do 15 listopada od wypłaty w listopadzie).

W przypadku uchybienia tym terminom do składek tych stosuje się również wspomnianą metodę kasową, tj. zalicza się do kosztów w miesiącu ich opłacenia (art. 22 ust. 6bb updof).

Jeśli więc w tym przypadku składki od tego wynagrodzenia zostały opłacone do 15 listopada, będą kosztem października. Natomiast, jeśli zostaną opłacone po 15 listopada, będą kosztem listopada.

Podsumowując: aby zaliczyć składki od należności należnych za dany miesiąc (np. październik) do kosztów tego miesiąca, składki powinny zostać opłacone de facto do 15 listopada.

Podstawa prawna

• Art. 11 ust. 1, art. 22 ust. 6ba i 6bb oraz art. 23 ust. 1 pkt 55 i 55a i ust. 3d updof.
• Art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy systemowej.
• Art. 86 Kodeksu pracy.

Sławomir Liżewski

specjalista w zakresie prawa gospodarczego