PlaceOnLine.pl - ZUS | podatki | prawo pracy

Przejmując do prowadzenia sprawy pracownicze w trakcie roku podatkowego, należy mieć na uwadze przede wszystkim to, że przejmuje się pracowników wraz z całą historia ich zatrudnienia. Poza przejęciem akt osobowych należy więc niezwykle starannie potraktować kwestie płacowe.

1. Podatki i PIT 11

W pierwszej kolejności należy ustalić, w jakich terminach pracownicy pobierali wynagrodzenia, i pobrać wszelką dokumentację płacową. W tym celu należy uzyskać od klienta, bądź od firmy, która dotychczas prowadziła sprawy kadrowo-płacowe, wszelkie listy płac wypłacone w bieżącym roku podatkowym, począwszy od pierwszej wypłaty dokonanej w styczniu (niezależnie od tego, za jaki okres była dokonana ta wypłata).

Ponadto należy sprawdzić i określić status pracowników dla celów rozliczania podatku dochodowego – tzn. czy pracownicy złożyli PIT 2, czy złożyli oświadczenia o wspólnym opodatkowaniu z małżonkiem, o podwyższonych kosztach uzyskania bądź zaświadczenie z urzędu skarbowego o zaniechaniu poboru podatku.

Warto spowodować, aby dane płacowe pracowników zostały przetransportowane z programu kadrowo płacowego firmy dotąd obsługującej klienta do Waszego systemu. A jeśli nie jest to możliwe, bądź byłoby zbyt kosztowne – powinno się te dane do systemu przepisać. W przeciwnym razie zaistnieje konieczność monitorowania progów podatkowych i później – ręcznego wystawiania PIT 11.

2. Składki ZUS

Od firmy, która dotychczas obsługiwała sprawy pracownicze, należy pobrać wszystkie deklaracje w formie papierowej, a oprócz tego warto uzyskać płytę z bazą danych Płatnika (wraz z unikalnym hasłem!) zawierającą dane o pracownikach klienta za cały okres, w jakim firma ta prowadziła obsługę spraw pracowniczych, a także dane wcześniejsze, jeśli są w ich posiadaniu (jeśli nie – dane te należy bezwzględnie pobrać od pracodawcy).

W celu kontroli przekroczenia kwoty ograniczenia składek należy określić wysokość podstawy składek od wynagrodzeń otrzymanych przez pracowników u ewentualnych poprzednich pracodawców.

Jeżeli zdecydujecie się na wprowadzenie danych z roku podatkowego do Waszego systemu – nie będzie konieczności monitorowania wysokości podstawy składek od wynagrodzeń otrzymanych u obecnego pracodawcy. Jeśli jednak tego nie uczynicie – trzeba będzie na bieżąco sprawdzać, czy któryś z pracowników nie przekroczył kwoty ograniczenia.

3. Wynagrodzenia za czas choroby i zasiłki

Dla celów zasiłkowych konieczne jest przeanalizowanie otrzymanych list płac i sprawdzenie, czy wszystkie rozliczone zwolnienia wraz z dotyczącą ich dokumentacją (karty zasiłkowe, asygnaty) zostały przekazane biuru.

Ponadto należy pobrać dokumentację dotyczącą wysokości otrzymywanych przez pracowników zarobków za okres co najmniej 12 ostatnich miesięcy oraz informacje dotyczące składników wynagradzania wyłączonych z obliczenia podstawy zasiłku (np. jednorazowe nagrody)

W razie otrzymania zwolnienia lekarskiego już w trakcie prowadzenia spraw pracowniczych przez Wasze biuro należy zwrócić szczególną uwagę na to, czy dany pracownik chorował już wcześniej i czy w związku z tym należy ustalić nową podstawę wynagrodzenia za czas choroby lub zasiłku, czy też należy przyjąć podstawę ustaloną przez poprzednio obsługującą te sprawy firmę. Ponadto konieczne będzie sprawdzenie, czy pracownik pozostaje w okresie pobierania wynagrodzenia za czas choroby, czy też należy sporządzić dokumentację dla ZUS w celu wypłaty zasiłku chorobowego.

4. Urlopy

Poprzednia firma powinna udostępnić wszelką dokumentację dotyczącą urlopów wypoczynkowych w tym karty urlopowe i wnioski. Jeżeli dane płacowe zostały wprowadzone do systemu kadrowo-płacowego biura, warto także wprowadzić dane dotyczące urlopów.

5. Jak wprowadzić „historię” kadrowo-płacową pracowników?

Wprowadzanie danych historycznych jest zbędne, jeżeli obsługę kadrowo płacową biuro będzie prowadziło od początku roku podatkowego. Jeśli jednak tak nie jest, to niezależnie od tego, czy prowadzenie spraw pracowniczych przejmowane jest od innej firmy, czy też pracodawca dotąd prowadził te sprawy sam, najbezpieczniejszym rozwiązaniem i w efekcie końcowym – najmniej, wbrew pozorom, pracochłonnym – jest wprowadzenie danych z całego roku podatkowego, w którym przejmowana jest obsługa do systemu kadrowo-płacowego, jakim dysponuje biuro.

Wprowadzanie danych historycznych powinno odbywać się według ścisłej kolejności:

1. Wprowadzenie danych osobowych (w tym o posiadanych rachunkach bankowych).
2. Wprowadzenie danych ubezpieczeniowych (w tym informacji o podstawie składek osiągniętej przez pracowników w danym roku podatkowym przed podjęciem zatrudnienia u obecnego pracodawcy).
3. Wprowadzenie informacji dotyczących rozliczenia podatków (oznaczenie kosztów, ulgi, wskazanie obniżenia progu w związku z wspólnym opodatkowaniem).
4. Wprowadzenie danych dotyczących umowy o pracę (płaca zasadnicza, dodatki, stałe premie itp.) i ewentualnych późniejszych zmian.
5. Wprowadzenie informacji o ewentualnych kredytach (pożyczki z Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej lub Funduszu Socjalnego).
6. Wprowadzenie danych o stałych dodatkach (np. ekwiwalenty za pranie), jeśli program posiada taką funkcję.
7. Wprowadzenie informacji o nieobecnościach rozliczonych w listach z danego roku podatkowego.
8. Założenie poszczególnych list zgodnie z otrzymaną dokumentacją i dokonanie obliczeń, których efekt końcowy musi być identyczny z otrzymanym materiałem. Przy czym wynagrodzenia chorobowe i zasiłki niemal na pewno w większości wypadków trzeba będzie poprawić ręcznie, ponieważ program biura nie będzie miał wprowadzonej pełnej podstawy obliczeń.

Jeśli programy kadrowo-płacowe biura i firmy poprzednio obsługującej działają prawidłowo, wszystkie dane powinny być zgodne. Gorzej, jeśli listy płac do tej pory rozliczał pracodawca np. w Excelu, wówczas mogą powstać różnice w obliczeniu składek i podatku. W takiej sytuacji należy przyjąć za wiarygodne obliczenia dokonane przez program kadrowo-płacowy biura (powinno to zostać dodatkowo sprawdzone z danymi w deklaracjach RCA i RSA). Ewentualne różnice w kwocie wypłaconych wynagrodzeń należy skorygować ręcznie lub dodatkowym składnikiem, pozwalającym na dokonanie wyrównania in plus lub in minus w stosunku do otrzymanej wypłaty, a jeśli jest to niemożliwe – zignorować.

W danych historycznych najistotniejsze jest, aby wysokość zaliczek na podatek dochodowy i składek ZUS i wynagrodzeń za czas choroby była zgodna z dokumentami RCA, RSA i kwotą przekazanych zaliczek do urzędu skarbowego oraz aby w kolejnych miesiącach program kadrowo-płacowy prawidłowo naliczał wynagrodzenia, do których podstawę pobiera się z wcześniejszych miesięcy (np. wynagrodzenia za czas choroby i urlopy).

Permalink Wrzuć w Gwar Wykop To

Ocena

Dodaj komentarz

Nick
E-mail
Treść
Tekst z obrazka:

Dnia 1 lipca 2011 r. weszły w życie przepisy dotyczące rejestracji działalności gospodarczej przez osoby fizyczne w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Jednocześnie do 31 grudnia 2011 r. będą obowiązywały dotychczasowe przepisy regulujące zasady rejestrowania działalności w ewidencji działalności gospodarczej.

Pracodawca zamierza wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę. Pracownika obowiązuje 2-tygodniowy okres wypowiedzenia, czy może mu zostać zaproponowany dłuższy?

Umowa o pracę na czas określony została zawarta przez strony od 1 maja do 30 września 2009 r. Jest to już druga umowa na czas określony pomiędzy tymi stronami. Czy pracodawca mógł bez konsekwencji zawrzeć kolejną umowę na czas określony, pomimo iż byłaby to już trzecia umowa?

Uzyskaną praktykę i wykształcenie trzeba będzie udokumentować po uzyskaniu zaświadczenia o zdaniu go z wynikiem pozytywnym.

Pracownik był przez pół roku na stażu (z PUP), następnie od 1 stycznia 2009 r. została z nim podpisana umowa o pracę. Z ostatnim dniem lipca nastąpiło rozwiązanie umowy o pracę. Czy w świadectwie pracy mam wskazać także okres stażu absolwenckiego, czy tylko z umowy o pracę?

Praca w porze nocnej ogranicza dobowy czas pracy do 10 godzin.

Od 1 września 2018 r. zostanie obniżony wiek osób młodocianych z 16 lat na 15 lat.

Pracodawca ustalił w regulaminie pracy, że pracownicy biurowi pracują w podstawowym systemie czasu pracy, w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach: od poniedziałku do czwartku 8.00–16.30, w piątki 8.00–14.00 w 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym. Czy jest to poprawny zapis?

Klient zalega nam z zapłatą za usługę za kilka miesięcy (łącznie zaległość wynosi blisko 50 tys. zł.). Z początkiem stycznia 2009 podjęliśmy...

Zamierzam otworzyć biuro rachunkowe, czym kierować się ustalając cennik usług?

U naszego klienta trwa kontrola Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektor zamierza wystawić mandat za nieudzielenie dnia wolnego z tytułu pracy w...

Kiedy firma może przyjąć na podstawie umowy zlecenia prowadzenie ksiąg rachunkowych innej firmy?

Pracownik obsługiwanej przez nas firmy wyraził zgodę na nowe warunki pracy i płacy (wypowiedzenie zmieniające). Jednakże specjalista ds. płac w...

Nasz klient udzielił swojemu pracownikowi pożyczki w wysokości 5.000 zł. Otrzymaliśmy zgodę pracownika na dokonywanie potrąceń rat pożyczki w...

Jakie zasady dotyczące nabywania uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych będą obowiązywać w 2009 roku?

Mamy ciągły problem z jednym z naszych klientów. Jest to duża firma, działająca za pomocą kilku oddziałów produkcyjnych oraz przez licznych...

Mam problem z rozliczaniem klientów z dodatkowych prac. Jeden z nich co miesiąc żąda dodatkowych raportów. Inny przekroczył zatrudnienie 25...

Wielu naszych klientów chce być na bieżąco informowanych o zmianach w przepisach, mających wpływ na ich prawa i obowiązki. Niektórzy po prostu...

Od kilku miesięcy współpracujemy z młodym człowiekiem, który niedawno rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej. Zgodnie z zawartą umową...

Jak biuro rachunkowe może zabezpieczyć się przed odpowiedzialnością, kiedy kontrahent żąda, aby wszystkie dokumenty, które dostarcza, były...

Nasz klient chce wydać pracownikowi świadectwo pracy, które naszym zdaniem jest sformułowane niezgodnie z prawem, gdyż zawiera informację...

W każdym biurze rachunkowym wcześniej czy później mamy do czynienia z niesubordynowanym klientem, który dostarcza niekompletne dokumenty bądź...

W sytuacji gdy obsługę kadrowo-płacową pracowników przejmuje firma zewnętrzna, pracodawcy często uważają, że przekazali całość spraw pracowniczych...

Otrzymaliśmy od klienta umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy. We wszystkich umowach przewidziano, że w razie złamania zakazu...

Nasze biuro wykonywało dotychczas usługi księgowe dla małych przedsiębiorców, niezatrudniających pracowników. Obecnie przyjmujemy nowego klienta,...

Jeden z naszych klientów zlecił nam przygotowanie umowy o pracę, w której wynagrodzenie zasadnicze ma być ustalone następująco:...

Nasz klient zatrudnia prawie wyłącznie samych zleceniobiorców. Obecnie chce zawrzeć drugą umowę, na inne czynności niż dotychczasowe, z jedną z...

Gdy biuro rachunkowe przejmuje usługę prowadzenia spraw pracowniczych, konieczne jest ustalenie, gdzie będą przechowywane dokumenty.