PlaceOnLine.pl - ZUS | podatki | prawo pracy

Kto powinien prowadzić ewidencję czasu pracy?

Jeden z naszych klientów zaskoczył nas pytaniem, czy prowadzimy dla niego ewidencję czasu pracy. Próbowałyśmy wyjaśnić mu, że nie mamy dostępu do danych, w jakich godzinach pracują jego pracownicy, on jednak twierdzi, że posiadamy wszelkie niezbędne informacje, tj. wnioski urlopowe i zwolnienia lekarskie. Czy istnieją jakieś przepisy, regulujące tę kwestię?

Pracodawcom często wydaje się, że ewidencja czasu pracy jest tożsama z wykazem przepracowanych godzin i nieobecności. Niestety, ewidencja czasu pracy jest sprawą nieco bardziej skomplikowaną.

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą¹.

Ewidencja powinna być prowadzona odrębnie dla każdego pracownika i zawierać przede wszystkim:

• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz łączną liczbę przepracowanych godzin w każdej dobie,
• oznaczenie godzin przepracowanych w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych za które przysługuje dodatek 50% lub 100%,
• wykaz godzin przepracowanych w dniu dla pracownika wolnym od pracy oraz wskazanie, czy za pracę w dniu wolnym udzielono innego dnia wolnego i kiedy,
• wykaz nieobecności w poszczególnych dniach z wyszczególnieniem ich rodzaju (urlop wypoczynkowy, choroba, inna nieobecność usprawiedliwiona płatna lub niepłatna, nieobecność nieusprawiedliwiona, szkolenie, itp.).

Łatwo zauważyć, że prowadzenie ewidencji czasu pracy przez biuro rachunkowe będzie niezwykle trudnym zadaniem, wymagającym daleko idącej współpracy ze strony pracodawcy, który musiałby udostępnić wszelkie informacje i dokumenty niezbędne dla prawidłowego ewidencjonowania czasu pracy, np. harmonogramy pracy czy wydruki z elektronicznego systemu rejestracji godzin pracy. Ponadto pracodawca powinien przekazać wszelkie dane i dokumenty dotyczące nieobecności.

Zadaniem biura byłoby wówczas zapisanie tych informacji w odpowiedniej formie (gotowe druki do prowadzenia ewidencji można znaleźć w Internecie, względnie kupić w wyspecjalizowanych księgarniach), a następnie właściwe zakwalifikowanie przepracowanych godzin i ich podsumowanie.

Warto przypomnieć, że pracodawca może nie prowadzić ewidencji czasu pracy dla pracowników:

• zarządzających w jego imieniu zakładem pracy,
• zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy,
• pracujących stale poza zakładem pracy i otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w nocy.

Zadaniem biura bez wątpienia może być pomoc pracodawcy przy wyłonieniu stanowisk pracy, dla których ewidencja nie będzie prowadzona.

Decydując się na wykonanie usługi ewidencjonowania czasu pracy warto zawrzeć w tym celu dodatkową umowę, w której należy wyraźnie zaznaczyć, że przekazanie tego zadania podmiotowi zewnętrznemu nie zwolni pracodawcy z odpowiedzialności za ewentualne zawinione przez niego nieprawidłowości w wykazywaniu czasu pracy.

Podstawa prawna

1. Art. 149 § 1 Kodeksu pracy.

Permalink Wrzuć w Gwar Wykop To

Ocena

Dodaj komentarz

Nick
E-mail
Treść
Tekst z obrazka:

Dnia 1 lipca 2011 r. weszły w życie przepisy dotyczące rejestracji działalności gospodarczej przez osoby fizyczne w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Jednocześnie do 31 grudnia 2011 r. będą obowiązywały dotychczasowe przepisy regulujące zasady rejestrowania działalności w ewidencji działalności gospodarczej.

Pracodawca zamierza wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę. Pracownika obowiązuje 2-tygodniowy okres wypowiedzenia, czy może mu zostać zaproponowany dłuższy?

Umowa o pracę na czas określony została zawarta przez strony od 1 maja do 30 września 2009 r. Jest to już druga umowa na czas określony pomiędzy tymi stronami. Czy pracodawca mógł bez konsekwencji zawrzeć kolejną umowę na czas określony, pomimo iż byłaby to już trzecia umowa?

Uzyskaną praktykę i wykształcenie trzeba będzie udokumentować po uzyskaniu zaświadczenia o zdaniu go z wynikiem pozytywnym.

Pracownik był przez pół roku na stażu (z PUP), następnie od 1 stycznia 2009 r. została z nim podpisana umowa o pracę. Z ostatnim dniem lipca nastąpiło rozwiązanie umowy o pracę. Czy w świadectwie pracy mam wskazać także okres stażu absolwenckiego, czy tylko z umowy o pracę?

Praca w porze nocnej ogranicza dobowy czas pracy do 10 godzin.

Od 1 września 2018 r. zostanie obniżony wiek osób młodocianych z 16 lat na 15 lat.

Pracodawca ustalił w regulaminie pracy, że pracownicy biurowi pracują w podstawowym systemie czasu pracy, w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach: od poniedziałku do czwartku 8.00–16.30, w piątki 8.00–14.00 w 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym. Czy jest to poprawny zapis?

Klient zalega nam z zapłatą za usługę za kilka miesięcy (łącznie zaległość wynosi blisko 50 tys. zł.). Z początkiem stycznia 2009 podjęliśmy...

Zamierzam otworzyć biuro rachunkowe, czym kierować się ustalając cennik usług?

U naszego klienta trwa kontrola Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektor zamierza wystawić mandat za nieudzielenie dnia wolnego z tytułu pracy w...

Kiedy firma może przyjąć na podstawie umowy zlecenia prowadzenie ksiąg rachunkowych innej firmy?

Pracownik obsługiwanej przez nas firmy wyraził zgodę na nowe warunki pracy i płacy (wypowiedzenie zmieniające). Jednakże specjalista ds. płac w...

Nasz klient udzielił swojemu pracownikowi pożyczki w wysokości 5.000 zł. Otrzymaliśmy zgodę pracownika na dokonywanie potrąceń rat pożyczki w...

Jakie zasady dotyczące nabywania uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych będą obowiązywać w 2009 roku?

Mamy ciągły problem z jednym z naszych klientów. Jest to duża firma, działająca za pomocą kilku oddziałów produkcyjnych oraz przez licznych...

Mam problem z rozliczaniem klientów z dodatkowych prac. Jeden z nich co miesiąc żąda dodatkowych raportów. Inny przekroczył zatrudnienie 25...

Wielu naszych klientów chce być na bieżąco informowanych o zmianach w przepisach, mających wpływ na ich prawa i obowiązki. Niektórzy po prostu...

Od kilku miesięcy współpracujemy z młodym człowiekiem, który niedawno rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej. Zgodnie z zawartą umową...

Jak biuro rachunkowe może zabezpieczyć się przed odpowiedzialnością, kiedy kontrahent żąda, aby wszystkie dokumenty, które dostarcza, były...

Nasz klient chce wydać pracownikowi świadectwo pracy, które naszym zdaniem jest sformułowane niezgodnie z prawem, gdyż zawiera informację...

W każdym biurze rachunkowym wcześniej czy później mamy do czynienia z niesubordynowanym klientem, który dostarcza niekompletne dokumenty bądź...

Otrzymaliśmy od klienta umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy. We wszystkich umowach przewidziano, że w razie złamania zakazu...

Nasze biuro wykonywało dotychczas usługi księgowe dla małych przedsiębiorców, niezatrudniających pracowników. Obecnie przyjmujemy nowego klienta,...

Sprawy kadrowo-płacowe naszego klienta dotychczas były prowadzone przez wyspecjalizowaną firmę, jednak z uwagi na znaczny spadek zatrudnienia...

Jeden z naszych klientów zlecił nam przygotowanie umowy o pracę, w której wynagrodzenie zasadnicze ma być ustalone następująco:...

Nasz klient zatrudnia prawie wyłącznie samych zleceniobiorców. Obecnie chce zawrzeć drugą umowę, na inne czynności niż dotychczasowe, z jedną z...

Gdy biuro rachunkowe przejmuje usługę prowadzenia spraw pracowniczych, konieczne jest ustalenie, gdzie będą przechowywane dokumenty.